Para entender en qué consiste este nuevo modelo de delegada y cómo afecta a los actuales colaboradores sociales restringidos, Asociae, en colaboración con la AEAT, ha elaborado este artículo que además hemos ampliado con este vídeo/curso en el que intentamos dar respuesta a todas las posibles preguntas que puedan surgir al respecto.

Agradecemos a la AEAT, y en particular a Dña. Violeta Medina, Inspectora Hacienda del Estado, perteneciente al Servicio de Planificación y Relaciones Institucionales de la AEAT, su disposición para grabar este curso que aclarará las posibles dudas que puedan existir sobre la nueva figura de Colaborador Social Delegado.

Desde Asociae además de la realización de este vídeo, hemos querido realizar este artículo donde demos nuestro punto de vista y explicamos las principales consecuencias de la implantación de este nuevo modelo. Para ello es necesario realizar previamente una explicación de cómo se llega a esta situación.

Y para ello nos remontamos al momento en el que se crea un despacho profesional y se obtiene un certificado electrónico digital que lo identifica ante cualquier administración pública, bien como persona física (NIF) o bien como persona jurídica (CIF).

Durante la actividad de todo despacho profesional siempre es necesaria la presentación de declaraciones correspondientes a sus clientes, momento en el que se plantea la duda de cómo hacerlo.

Las opciones son varias:

  • Apoderamiento por parte de los clientes, circunstancia poco utilizada ya que conlleva trámites adicionales y los clientes nunca tienen tiempo. Por lo que prácticamente es una opción no utilizada.
  • Disponer de una copia de todos los certificados digitales de sus clientes, de forma que cuando necesiten presentar una declaración lo hagan realmente como si fueran ellos.

Esta opción está llena de contraindicaciones, y desde Asociae no la recomendamos en absoluto por varios motivos:

    • Riesgos de Seguridad informática al disponer de información extremadamente sensible.
    • Riesgos de errores por disponer de “muchos” certificados.
    • Riesgos de acusaciones de suplantación de identidad.
    • Riesgo de generar suspicacias y desconfianzas a la hora de hacer nuevos clientes o mantener los existentes.
  • Convertir la firma/certificado electrónico del despacho en “Colaborador Social” pudiendo así presentar declaraciones en nombre de terceros. Para ello será necesario darse de alta en una asociación o colegio profesional y adherirse al convenio de colaboración que dicha asociación o colegio tenga firmado con la AEAT.

En nuestra opinión, esta opción es la más adecuada ya que evita todos los riesgos citados en la opción anterior.

(Visita nuestro post de Cómo darse de alta como Colaborador Social)

Partimos por tanto que la mejor opción para el despacho es la de darse de alta como colaborador social, y una vez realizado ese trámite, en el despacho se plantea la cuestión:

 

¿Qué personas del despacho presentarán las declaraciones de los clientes en nombre de terceros?

 

Si el despacho está formado por una única persona, obviamente no hay discusión. El problema surge cuando el despacho dispone de varios empleados, en ese caso, se solía decidir que cualquier empleado que realizara labores de gestión tributaria y tuviera clientes a su cargo necesitaría presentar las declaraciones de esos clientes en nombre de terceros.

En ese momento, una vez que el despacho ya había sido dado de alta como colaborador social, surgían diferentes soluciones para el despacho:

1. Si el despacho, era una persona física, la única solución era que la firma/certificado digital del despacho (persona física) fuera copiada en el ordenador de cada empleado y de esta manera TODOS presentaran declaraciones en nombre de terceros a través de la única firma/certificado disponible para ello.

Ni que decir tiene de los problemas de seguridad, responsabilidad jurídica y confianza que esta solución conlleva.

2. Si el despacho, era una persona jurídica, entonces la solución tendría dos opciones:

a) La misma que la opción 1 pero esta vez con una firma de persona jurídica.

Evidentemente esta forma de trabajar tenía muchos riesgos para la persona jurídica que estaba expuesta a que su certificado de firma electrónica pudiera ser utilizada/copiada por algún empleado para otros fines que no fueran los deseados.

b) Esta otra opción consistía en que los empleados elegidos por el despacho obtuvieran un certificado digital como representante de la persona jurídica, de esta forma cada empleado asumía una cierta responsabilidad en todo aquello que firmaba, y no se tenían que hacer copias de certificados. En resumen, se minoraban los riesgos.

Además, todos ellos serían colaboradores sociales de facto, ya que realmente estaban firmando en representación de un CIF que ya lo era.

Tanto la opción 1 como la opción 2.a, no tenían mucho mayor recorrido, por lo que muchos despachos eligieron la opción 2.b.

En este punto del relato es donde surge la respuesta a la pregunta que nos ha traído hasta aquí a muchos.

 

¿Qué es un Colaborador Social Restringido?

 

Algunos despachos se dieron cuenta de que, con estos certificados de representante de persona jurídica, sus empleados podían consultar o visualizar las declaraciones presentadas por el propio despacho, es decir, modelos como el 303 o 200, entre otros, pero sobre todo el modelo 190. Estas declaraciones quedaban al descubierto para los propios empleados del despacho, y eso no gustaba, obviamente, a muchos directores de los mismos.

Por este motivo, la AEAT ideó la figura del COLABORADOR SOCIAL RESTRINGIDO. De esta manera, todos estos empleados que habían obtenido un certificado de representante de persona jurídica podrían ser colaboradores sociales pudiendo presentar declaraciones de todos los clientes del despacho en nombre de terceros, pero no podrían presentar ni consultar declaraciones del propio despacho, evitando así el problema planteado anteriormente.

 

¿Cómo me afecta entonces el nuevo modelo de Delegado?

 

En un principio este nuevo modelo iba a entrar en vigor el 1 de enero de 2020, pero ha sido aplazado hasta el próximo 1 de febrero de 2020, de forma inteligente, en nuestra opinión, para evitar problemas en un mes tan crítico para los despachos profesionales como es el mes de enero.

Este nuevo modelo viene provocado por el hecho de que los certificados de representante de persona jurídica se pueden utilizar ante cualquier administración pública que los admita con capacidad de representación total de la persona jurídica que le ha concedido dicha representación, por lo que la restringida se convertía en una anomalía dentro del ámbito global de la relación entre la administración y el contribuyente.

Por tanto, el cambio fundamental que introduce este nuevo modelo de delegada es que a partir del 1 de febrero la figura del colaborador social restringido DESAPARECE y todos aquellos colaboradores sociales restringidos que no se hayan adaptado al nuevo modelo pasarán a ser considerados colaboradores sociales a secas y por tanto podrán ver a partir de esa fecha las declaraciones propias del despacho que hayan hecho hasta ese momento.

En resumen, si a tu despacho no le importa que los empleados que eran colaboradores sociales restringidos puedan ver por ejemplo el modelo 190 del propio despacho, pues no has de hacer nada ya que todo seguiría funcionando igual que hasta ahora. Ahora bien, si a tu despacho si le preocupa este hecho, entonces deberás adaptarte al nuevo modelo de delegada.

 

¿Cómo adaptarme y qué beneficios tiene este nuevo modelo de delegada?

 

El nuevo modelo permite crear una estructura piramidal en el despacho más acorde con una estructura profesional actual.

El titular o titulares del despacho seguirán disponiendo de un certificado digital de persona física, persona jurídica o de representante de persona jurídica, el cual ya es colaborador social.

Este Colaborador Social “TITULAR”, que vamos a llamar CST a partir de ahora, podrá dar de alta a sus empleados como colaboradores sociales él mismo a través de la nueva figura denominada: “Colaborador Social Delegado”, que vamos a llamar CSD a partir de ahora, y que no es otra cosa que un empleado del despacho que a partir de ese momento con su certificado electrónico de persona física se convierte en Colaborador Social pudiendo presentar los impuestos de los clientes del despacho en nombre de terceros.

Este Colaborador Social Delegado, CSD, empleado del despacho, podrá:

  • Presentar declaraciones de los clientes del despacho en nombre de terceros.
  • Podrá acceder a las declaraciones que han realizado cualesquiera de los otros CSD dados de alta por el CST.
  • No podrá ver las declaraciones presentadas por el CST, que será el que presente las declaraciones de su propio despacho, evitando así que sus empleados vean los modelos, como el modelo 190, presentados por el mismo.
  • Si el CST le diera de baja como CSD, por el motivo que fuese, entonces no podría volver a consultar ni ver ninguna declaración presentada bajo la condición de empleado de ese despacho. Ya que realmente lo que estaba presentando era como colaborador social del NIF o CIF del despacho.

Una pregunta que suele surgir en este punto es qué pasaría con las declaraciones de un cliente del despacho presentadas por el empleado del mismo, si tanto el cliente como el empleado se fueran a otro despacho como cliente y trabajador, respectivamente. En este caso, el empleado del nuevo despacho, aunque fuera dado de alta como CSD del nuevo despacho, no podría ver las declaraciones del nuevo cliente, ya que las presentó como delegado de otro CIF o NIF.

 

¿Cómo quedaría el titular del despacho en este nuevo modelo?

 

El titular o titulares del despacho, que hemos denominado Colaborador Social Titular (CST) podrá:

  • Presentar declaraciones de sus clientes en nombre de terceros, y el “suyo” propio.
  • Las declaraciones presentadas por el CST sólo las podrá ver él.
  • Podrá gestionar en todo momento las declaraciones presentadas por sus Colaboradores Sociales Delegados (CSD).

NOTA

    • No puede añadir como delegado a una persona física que ya esté dada de alta como Colaborador Social por sí misma. Para añadirle como delegado, este colaborador social deberá darse de baja previamente en el censo de colaboradores sociales con su propio certificado electrónico.
    • No es posible estar dado de alta como delegado de dos colaboradores sociales distintos. Para poder añadirle como delegado, el anterior colaborador social deberá darle de baja de sus delegados.
    • No puede añadir como delegado a una persona física que esté dada de alta como «Empleado público» de una entidad pública que es colaborador social. Si desea añadirle como delegado de un colaborador social de entidad privada, el organismo (entidad pública) deberá darle da baja como empleado público.

Para la gestión de este nuevo modelo se ofrece una nueva aplicación de Alta y Gestión en el Censo de colaboradores sociales que permitirá gestionar empleados del Colaborador Social como delegados.

Para conocer qué aplicaciones de la AEAT están completamente adaptadas a este nuevo modelo, así como conocer en detalle cómo dar de alta un empleado como  “Colaborador Social Delegado”, la AEAT ha habilitado un documento que se mantiene constantemente actualizado y que puedes acceder a él a través del siguiente enlace: PULSA AQUI

Este nuevo modelo ha acarreado numerosas consultas y dudas de cómo se van a gestionar a partir de ahora algunas actividades que anteriormente se hacían en el modelo anterior. Vamos a intentar dar respuesta a algunas de ellas y que hemos considerado muy interesantes:

¿Qué pasa si el “Colaborador Social Titular” es Colaborador Social Restringido?

Lo primero sería conocer si su certificado electrónico está dado de alta como colaborador social restringido. Para ello deberías ir a la Sede Electrónica de la AEAT > > Trámites de colaboradores sociales en la aplicación de los tributos > Alta y gestión en el censo de colaboradores sociales.

En esta pantalla, en caso de ser Colaborador Social Restringido, se les ofrece la posibilidad de migrarse al nuevo régimen de Delegada, pulsando el botón «Cambio de régimen» aunque recomendamos que no realicen este cambio hasta que no hayan presentado todas las declaraciones correspondientes a 2019, ya que hasta el 1 de febrero de 2020 hay de plazo para realizar este trámite.

¿Qué hacer con los empleados que actualmente son Colaboradores Sociales Restringidos con un certificado digital de representante de persona jurídica y quiero pasarlos al nuevo modelo de delegada?

Si deseas que tus empleados colaboradores sociales restringidos no puedan visualizar por ejemplo el modelo 190 del despacho, lo primero que debes realizar antes del 31 de enero es REVOCAR ESTOS CERTIFICADOS DE REPRESENTANTE DE TU EMPRESA. Una vez hayan sido revocados, el “Colaborador Social Titular” deberá dar de alta a estos empleados con sus certificados de persona física como “Colaboradores Sociales Delegados”.

¿Qué hacer si mis empleados se niegan a utilizar su certificado personal para darlos de alta como Colaborador Social Delegado?

En este caso nuestra recomendación que obtener un certificado de “empleado del despacho”, que actualmente no existe en la FNMT, pero que sí existe en CAMERFIRMA. (Es posible que otras entidades certificadoras dispongan de certificados similares, pero lo desconocemos actualmente).

Este certificado funcionará igual que su certificado personal y podrá ser una solución al problema planteado.

¿Pueden consultar los empleados de un despacho, que anteriormente eran colaboradores sociales restringidos y que ahora pasan a ser colaboradores delegados, las declaraciones presentadas anteriormente en nombre de terceros de los clientes del despacho?

Las declaraciones presentadas en nombre de terceros a través de un certificado de representante de persona jurídica podrán seguir siendo consultadas por cualquier colaborador social delegado de esa misma persona jurídica.

¿Qué pasa con aquellos empleados del despacho que anteriormente presentaban modelos en administraciones autonómicas o locales a través de un certificado en representación de la empresa y ahora son colaboradores sociales delegados?

En estos casos, los nuevos colaboradores sociales delegados no podrán presentar estas declaraciones, ya que sólo lo podrán seguir haciendo aquellos poseedores del certificado de empresa o en representación de la misma.

Algunas administraciones admiten el certificado de empleado mencionado anteriormente, pero otras no lo admiten. Por lo tanto, esta opción no puede ser considerada una solución estándar.

Otros despachos han optado por crear una nueva sociedad sin actividad cuya firma electrónica es la que dan de alta en estas “otras” administraciones y que utilizan los empleados para poder así continuar trabajando sin la necesidad de que “sólo” el titular del despacho sea el que pueda presentar estas declaraciones en “otras” administraciones.

En general, este problema es claramente una de las consecuencias que puede resultar más grave de la implantación de este nuevo modelo, y actualmente no existe una solución al respecto. Desde Asociae seguiremos trabajando para intentar encontrar la mejor alternativa posible al mismo.

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